Consejos para mudar oficinas sin que sea un desastre

Mudarse de oficina en Murcia no tiene que ser un dolor de cabeza si predomina la organización. Con una buena asesoría, se pueden trasladar todas las herramientas del equipo de trabajo sin que nada se extravíe en el camino.

Nosotros tenemos experiencia suficiente para cumplir estas faenas, siempre con la meta de que, tanto tú como sus trabajadores, podáis disfrutar a plenitud de su vuestro nuevo espacio de trabajo.

Plan de trabajo para la mudanza de oficina

La planificación es fundamental si queremos que todo marche bien. Esto paso marca la diferencia entre una mudanza exitosa y otra en la que todo se sale de control. Es preciso que el plan de trabajo que se aplicara en la mudanza se diseñe con tiempo. Unos cuantos meses de anticipación permitirá tener todo claro.

Siempre recomendamos fijar metas y fechas. Al tener estos límites bien establecidos nos ahorramos tiempo. La idea es trabajar de manera coordinada. El proceso debe ser lo menos estresante posible, porque en la mayoría de los casos la empresa no detiene su ritmo laboral mientras se realiza la mudanza. Los empleados siguen en sus funciones.

Si ya tenemos esto claro, entonces a continuación le detallamos 10 de los pasos  más importantes para una mudanza exitosa de oficina.

1.-Tener todo precisado: un inventario es la clave

La mejor forma de tener todo perfectamente claro es levantar un inventario antes de empezar el proceso de mudanza.

Es preciso que cada departamento haga una lista de equipos, mobiliarios, documentos y artículos o herramientas de oficina. Ese inventario se convertirá en nuestra guía cuando toque rendir cuentas. Por medio del listado verificamos que todo esté en la nueva oficina una vez completado el proceso de mudanza.

2.- Resguarda los documentos con copias de seguridad

Nunca está de más ser prevenido. Siempre recomendamos a nuestros clientes que hagan una copia de seguridad de los documentos importantes.

Tener un archivo de seguridad es de gran ayuda si algo se extravía en el proceso. Nosotros siempre procuramos que todo se desarrolle de la mejor manera. No obstante, nunca está de más cumplir con este paso. En la era de la digitalización esto ya no resulta tan complicado.

3.-Embalaje y etiquetado

Estos 2 pasos son claves. Si se realizan de manera correcta nos ahorrarán mucho tiempo. .

Nuestro servicio es integral. Contamos con un equipo de embalaje y etiquetado. Este proceso permite que cada artículo de oficina o equipo esté bien guardado y seguro. Las etiquetas nos ayudan a identificar donde ha sido guardado cada objeto. Una vez en la nueva oficina nos será más fácil buscar y organizar todo en su nuevo lugar.

4.- Indica si hay piezas frágiles:

Un punto de suma importancia en el proceso de embalaje es identificar en el etiquetado si hay piezas frágiles. Con esta indicación se toman las medidas necesarias para evitar contratiempos o accidentes con los artículos o equipos que se trasladan.

5.-La nueva oficina debe estar lista

Uno de los puntos a los que le prestamos también atención es que la nueva oficina esté totalmente lista para recibir los equipos. El ambiente adecuado, las conexiones eléctricas para las instalaciones, los servicios. Todo esto debe ser verificado con anterioridad para que nada nos tome por sorpresa al llegar a los nuevos espacios.

6.- Delega responsabilidades

Este paso nos permite optimizar el proceso de mudanza. Es de gran valor que cada trabajador de la empresa se encargue de organizar en su oficina, al menos, los artículos personales que deberán ser trasladados.

7.- Define los horarios

Lo más idóneo es que la mudanza se realice fuera de los horarios laborales para no obstaculizar el ritmo habitual de la empresa. Si esto no es posible, nuestro equipo de trabajo está capacitado para completar la faena sin perjudicar el ambiente de productividad en la oficina.

8.- El tiempo

El tiempo que tardas en hacer una mudanza depende de distintos factores, entre ellos si la oficina es pequeña o grande, si el nuevo espacio de trabajo está situado cerca o lejos. Estos detalles están incluidos en el plan de trabajo del que hablamos inicialmente.

9.- Ten todos los permisos vigentes

Siempre recomendamos a nuestros clientes tener todos los documentos al día y los permisos vigentes. La idea es que ningún inconveniente de última hora demore el proceso de mudanza. También se debe informar a la vigilancia del nuevo edificio o local que se estará concretando una mudanza. Así todos estarán alertas.

10.- Haz fotos a los espacios

Hacer unas fotos antes y después de ambos espacios, tanto el actual como el viejo. Dervirá para tener un registro de cómo estaba el mobiliario y los artículos. Esto es de gran ayuda en la instalación de equipos informa´ticos. Si surge alguna duda de cómo estaban antes, las fotos servirán de guía.

Cajas adecuadas para mayor seguridad

Nuestro equipo de trabajo vela por las cajas adecuadas para los procedimientos de embalaje. Contamos con varios tipos de cajas de embalaje que utilizamos de acuerdo a la naturaleza del producto.

En estos procesos hay que trabajar con cuidado para que no se presenten accidentes. Nuestro equipo tiene la experiencia necesaria, sobre todo con piezas frágiles que necesitan de un cuidado especial, para que lleguen en perfectas condiciones a su nuevo destino. El tamaño y el material de la caja van a depender del tipo de pieza que se vaya a embalar.

El personal debe estar al tanto

Recomendamos que la gerencia de la empresa anuncie con anterioridad la mudanza para que el personal esté al tanto.

Esto no solo les dará la posibilidad de organizar sus artículos y objetos personales, sino que emocionalmente evita la ansiedad del cambio. Nosotros procuramos que todos los involucrados en las jornadas de mudanza se sientan tranquilos. Los procedimientos que aplicamos para trasladar los equipos no resultan una molestia.

Cumpliendo cada uno de estos pasos y contando con nuestra asesoramiento como expertos en mudanzas en Murcia ningún proceso de mudanza resulta traumático. Al contrario, es una nueva oportunidad para refrescar el ambiente laboral de la oficina y que los empleados se sientan felices.

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